Vor ein paar Tagen fragte eine Betreiberin von Serviced Apartments in der Apaleo-Community: Wie bekomme ich die City Tax sauber von meinem Channel Manager nach Apaleo übertragen? Sie hatte schon mehrere Modelle ausprobiert. Das Ergebnis war jedes Mal dasselbe: Beim Check-in stimmten die Beträge nicht, und das Team hat Rechnung für Rechnung von Hand korrigiert.
Das Problem kennen wir gut. Unser Hotel in Berlin-Lichtenberg zahlt die Berliner Übernachtungssteuer, unser Haus im Hochschwarzwald führt Kurtaxe ab. Beide Häuser bekommen laufend Buchungen über Booking.com und Co. Und wir haben selbst erlebt, wie schnell sich bei dem Thema ein Fehler einschleicht, zuletzt bei unserer eigenen Meldung. Dazu bei Fehler 5 mehr.
Die gute Nachricht: Hinter fast allen City-Tax-Problemen stecken dieselben fünf Fehler. Wer sie kennt, bekommt das Thema in einem Nachmittag in den Griff. Egal ob der Channel Manager D-Edge, HotelNetSolutions oder ein anderer ist. Wir nutzen HotelNetSolutions, das Prinzip ist bei allen gleich.
Kurz vorab: City Tax, Kurtaxe und der Weg einer Buchung
Zwei Abgaben werden gern verwechselt. Die City Tax (auch Übernachtungssteuer oder Bettensteuer) erheben Städte wie Berlin, Hamburg oder Köln auf jede bezahlte Übernachtung. Die Kurtaxe erheben Kur- und Erholungsorte, sie finanziert Kurpark, Bäder und Gästekarte. Beide landen auf der Gastrechnung, folgen aber unterschiedlichen Regeln. Das wird bei Fehler 4 noch wichtig.
Und so läuft eine Portalbuchung technisch: Der Gast bucht auf Booking.com zu einem Preis, den dein Channel Manager dorthin übertragen hat. Die Buchung wandert zurück durch den Channel Manager in dein Hotelsystem, bei uns ist das Apaleo. An drei Stellen kann dabei jemand die City Tax berechnen: das Portal, der Channel Manager oder das Hotelsystem. Genau da beginnt das Chaos.
Fehler 1: Die Steuer wird zweimal gerechnet
Der Klassiker, und fast immer der Grund für falsche Salden beim Check-in: Deine Portalpreise enthalten die City Tax bereits, und dein Hotelsystem schlägt sie noch einmal oben drauf. Jede Portalbuchung kommt dann mit einem zu hohen Betrag an, und die Rezeption verbringt ihre Schicht damit, Rechnungen geradezuziehen.
Apaleo bringt ein eigenes City-Tax-Modul mit: Die Steuer wird automatisch an jede neue Reservierung gehängt, pro Ratenplan lässt sich festlegen, ob sie gilt, und ein zentraler Schalter entscheidet, ob die Steuer im Ratenbetrag enthalten ist oder zusätzlich berechnet wird. Dieses Modul ist gut. Es darf nur nicht gegen deine Portalpreise arbeiten.
Die Regel, die bei uns alles gelöst hat
Die Steuerlogik braucht genau einen Besitzer. Entweder du hältst die City Tax komplett aus den Preisen heraus, die du an die Portale schickst, und lässt dein Hotelsystem sie berechnen und aufschlagen. Oder deine Portalpreise enthalten die Steuer, und du sagst deinem Hotelsystem, dass sie schon drinsteckt. Beides funktioniert. Die Mischung aus beidem erzeugt exakt die Abweichungen, über die sich jede Rezeption beschwert.
Wir sind in Berlin den zweiten Weg gegangen: Unsere Portalpreise enthalten die Übernachtungssteuer, und der Schalter in Apaleo steht auf „in der Rate enthalten“. Apaleo rechnet den Steueranteil dann aus dem übertragenen Preis heraus, statt ihn zusätzlich aufzuschlagen. Seitdem stimmen die Portalbuchungen beim Check-in, ohne dass jemand die Rechnung anfasst.
Wichtig zu wissen: Auf den Portalen selbst kannst du die Steuereinstellungen nicht mal eben umstellen. Bei Booking.com liegen sie im Extranet unter „Property“ und „MwSt./Steuern/Gebühren“, ändern kann sie nur der Booking.com-Support auf Anfrage. Plane das ein, bevor du dein Modell umstellst. Immerhin: Auf die City Tax fällt keine Portalkommission an.
Fehler 2: Der hinterlegte Steuersatz ist veraltet
Städte drehen an ihren Sätzen, und zwar öfter, als man denkt. Berlin hat die Übernachtungssteuer zum 1. Januar 2025 von 5 auf 7,5 Prozent des Netto-Übernachtungspreises erhöht und gleichzeitig die alte Befreiung für Aufenthalte über 21 Tage gestrichen. Hamburg staffelt seine Kultur- und Tourismustaxe nach dem Nettopreis der Übernachtung und hat die Staffelbeträge zum 1. Januar 2025 um 20 Prozent angehoben.
Wer solche Änderungen verpasst, kassiert monatelang den falschen Betrag. Zu wenig heißt: Du zahlst die Differenz aus eigener Tasche nach. Zu viel heißt: Du hast Gästen Geld abgenommen, das ihnen nicht abgenommen werden durfte. Beides willst du nicht.
Aus unserer Praxis
Trag dir die Stichtage nicht nur in den Kalender, sondern prüfe nach jeder Satzänderung eine echte Testbuchung durch alle Systeme: Portal, Channel Manager, Hotelsystem, Rechnung. Fünf Minuten Kontrolle ersparen Monate an Korrekturen.
Fehler 3: Neuer Ratenplan, vergessenes Häkchen
In Apaleo trägt jeder Ratenplan ein eigenes Häkchen, ob die City Tax für ihn gilt. Das ist praktisch, weil sich steuerfreie Sonderfälle sauber abbilden lassen. Es ist aber auch eine Falle: Wer im Frühjahr einen neuen Aktions-Ratenplan oder eine neue Zimmerkategorie anlegt und das Häkchen vergisst, hat ab sofort Buchungen ohne Steuer im Haus. Auffallen tut das meist erst bei der Meldung, wenn die Summen nicht zusammenpassen.
Dasselbe gilt für die Zuordnung im Channel Manager: Jede neue Rate und jede neue Kategorie muss dort nachgezogen werden, sonst gehen Preise ohne oder mit falscher Steuerlogik raus. Nimm dir deshalb für jeden neuen Ratenplan eine feste Reihenfolge vor: Häkchen im Hotelsystem prüfen, Zuordnung im Channel Manager prüfen, eine Testbuchung durchschicken. Erst dann geht die Rate live. Mehr zu dem Thema, was der Channel Manager überträgt und was nicht, findest du in unserem Guide zu Pauschalen und Ratenplänen in Apaleo.
Fehler 4: Geschäftsreisende pauschal behandeln
Hier lauert der teuerste Denkfehler, denn die Regeln sind je nach Ort entgegengesetzt. In Berlin zahlen seit dem 1. April 2024 auch Geschäftsreisende die Übernachtungssteuer, die frühere Befreiung ist Geschichte. In den Kur- und Erholungsorten Baden-Württembergs ist es genau umgekehrt: Wer beruflich anreist, ist nach dem Kommunalabgabengesetz von der Kurtaxe befreit, muss den beruflichen Grund aber belegen können.
Wer beide Welten mit einer Regel behandelt, macht zwangsläufig Fehler. Entweder kassiert er in Berlin zu wenig oder im Schwarzwald zu viel. Und die Nachweise für die Befreiung müssen dokumentiert sein, sonst hast du bei der nächsten Prüfung ein Problem.
So läuft es bei uns im Hochschwarzwald
Jede Reservierung in Apaleo trägt ein Kennzeichen, ob die City Tax auf ihr liegt, und sie lässt sich mit zwei Klicks pro Buchung hinzufügen oder entfernen. Bei uns macht das niemand von Hand: Meldet sich ein Gast mit Reisegrund „geschäftlich“ an, entfernt ein kleines Programm direkt nach dem Check-in die Kurtaxe von der Reservierung und erstattet den Betrag automatisch auf die ursprüngliche Zahlung. Das Front Office bekommt jeden Morgen eine Übersicht der Erstattungen vom Vortag zur Kontrolle. Kein Diskutieren an der Rezeption, kein vergessener Nachweis.
Fehler 5: Rechnung und Meldung laufen ohne Kontrolle
Die City Tax endet nicht an der Rezeption. Zwei Dinge werden regelmäßig übersehen. Erstens die Umsatzsteuer: Wenn du die Übernachtungssteuer an den Gast weiterreichst, wird sie Teil des Entgelts für die Übernachtung, und auf diesen Anteil fällt die ermäßigte Umsatzsteuer von 7 Prozent an. Dein Kassensystem und deine Rechnungsvorlage müssen das korrekt abbilden, sonst stimmt jede einzelne Rechnung nicht.
Zweitens die Meldung selbst. Auch hier ändern sich die Spielregeln: In Berlin wird die Übernachtungssteuer seit 2026 quartalsweise und elektronisch beim Finanzamt angemeldet. Wer noch nach dem alten Rhythmus arbeitet, meldet falsch, selbst wenn alle Beträge stimmen.
Ehrlich gesagt: Hier haben wir selbst gelernt
Unser Bericht für die Berliner Meldung erstellt sich automatisch aus dem Hotelsystem. Beim Gegenprüfen haben wir kürzlich festgestellt, dass unsere Berechnung als Prozent-Näherung auf den Logis-Umsatz rechnete, während Apaleo die Steuer buchungsgenau pro Reservierung führt. Die Differenz: mehrere hundert Euro im Monat. Die Lehre daraus: Melde immer die tatsächlich im System gebuchten Steuerbeträge, nicht eine Prozentrechnung auf den Umsatz. Und prüfe die beiden Zahlen regelmäßig gegeneinander.
Wie die City Tax sauber getrennt in der Buchhaltung landet und was dein Steuerberater dafür braucht, haben wir in unserem Artikel über die automatisierte Hotel-Buchhaltung mit Apaleo beschrieben. Und wenn bei dir Portalzahlungen und Rechnungsfenster durcheinandergehen, hilft der Blick in unser Stück über das automatische Rechnungsrouting.
Die zwei sauberen Wege im Überblick
Das Ergebnis bei uns
Seit die Steuerlogik in unseren Häusern genau einen Besitzer hat, kommen Portalbuchungen mit stimmigen Beträgen an. Niemand korrigiert beim Check-in Rechnungen nach. Die Erstattungen für Geschäftsreisende im Schwarzwald laufen automatisch und dokumentiert. Und die Meldung ans Finanzamt basiert auf den Beträgen, die wirklich gebucht wurden, nicht auf einer Schätzung.
Deine Checkliste: City-Tax-Setup in 20 Minuten prüfen
- 1. Kläre, wer die Steuer rechnet: Enthalten deine Portalpreise die City Tax? Dann muss dein Hotelsystem auf „in der Rate enthalten“ stehen. Wenn nicht, rechnet nur das Hotelsystem und schlägt sie oben drauf.
- 2. Prüfe den hinterlegten Satz gegen die aktuelle Satzung deiner Stadt. Berlin rechnet seit 2025 mit 7,5 Prozent, Hamburg hat seine Staffel angehoben.
- 3. Geh alle Ratenpläne durch: Hat jeder das richtige Häkchen für die City Tax? Ist jede Rate im Channel Manager sauber zugeordnet?
- 4. Kläre die Regel für Geschäftsreisende an deinem Standort und lege fest, wie der Nachweis dokumentiert wird. Von Hand oder automatisch nach dem Check-in.
- 5. Prüfe Rechnung und Meldung: Wird die weitergereichte Steuer mit 7 Prozent Umsatzsteuer behandelt? Meldest du im richtigen Rhythmus? Und stimmen die gemeldeten Beträge mit den im System gebuchten überein?
- 6. Schick zum Schluss eine Testbuchung über ein Portal durch alle Systeme und vergleiche die Beträge auf jeder Station. Erst wenn sie überall gleich sind, bist du fertig.
Ein Nachmittag Arbeit, einmal sauber aufgesetzt. Danach ist die City Tax das, was sie sein sollte: ein Durchlaufposten, um den sich niemand mehr kümmern muss.