In der Apaleo Community taucht die Frage regelmäßig auf: „Wie lege ich eine Pauschale an?" Ivet Goy hat sie gestellt. Andreea Constantin wollte wissen, wie Tagungspauschalen funktionieren. Die ehrliche Antwort: Es gibt keinen Button „Pauschale erstellen". Die Lösung ist eleganter — aber man muss die Logik verstehen.
Wie Pauschalen in Apaleo funktionieren: Rate-Plans + Services
In klassischen PMS gibt es oft ein eigenes Modul für Pauschalen oder Arrangements. Apaleo geht einen anderen Weg: Es trennt konsequent zwischen der Rate (was das Zimmer kostet) und den Services (was der Gast zusätzlich bekommt). Ein Angebot ist nichts anderes als ein Rate-Plan, in den Services eingebunden werden.
Das klingt abstrakt, ist aber in der Praxis erstaunlich flexibel. Wir betreiben sechs Hotels auf Apaleo — vom 24-Zimmer-Haus im Schwarzwald bis zum 97-Zimmer-Stadthotel in Bernau. In jedem Haus gibt es Frühstücks-Angebote, in manchen Wellness-Arrangements oder saisonale Pauschalen. Die Grundlogik ist immer dieselbe.
Services: Die Bausteine deiner Pauschale
Ein Service in Apaleo ist jede Leistung jenseits der reinen Übernachtung: Frühstück, Parkplatz, Spa-Behandlung, Haustiergebühr, Fahrradverleih. Services haben einen Standardpreis, eine Abrechnungseinheit (pro Person, pro Zimmer, pro Nacht) und eine Verfügbarkeit — täglich, nur bei Anreise oder nur bei Abreise.
Und genau hier wird es interessant: Services können entweder als buchbare Extras für den Gast bereitstehen oder fest in einen Rate-Plan integriert werden. Die Art der Integration macht den Unterschied zwischen einem simplen Zimmer mit Zusatzoptionen und einer echten Pauschale.
Included vs. Additional — die Falle, die jeder Neueinsteiger trifft
Wenn du einen Service mit einem Rate-Plan verknüpfst, hast du zwei Optionen. Der Unterschied klingt harmlos, hat aber massive Auswirkungen auf deine Buchhaltung.
| Einstellung | Was Apaleo macht | Beispiel | Gastrechnung |
|---|---|---|---|
| Included | Spaltet den Service-Betrag von der Gesamtrate ab | Rate 115€ → 100€ Logis + 15€ F&B | Zeigt nur Gesamtbetrag (115€) |
| Additional | Addiert den Service-Betrag zur Rate | Rate 100€ + 15€ = 115€ gesamt | Zeigt Rate und Service separat |
Die typische Falle
Du gibst als Rate 100 € ein und vergisst, dass das Frühstück (15 €) als „Included" markiert ist. Apaleo verbucht jetzt 85 € für Logis und 15 € für F&B. Dein RevPAR sinkt, die MwSt-Ausweisung ist falsch, und deine Buchhaltung bekommt Differenzen. Bei „Included" musst du immer den Gesamtpreis eingeben — also 115 €, nicht 100 €.
Aus unserer Praxis
In unserem Parkhotel Thale setzen wir „Included" für Winterpauschalen ein — der Gast sieht einen Gesamtpreis, die Buchhaltung bekommt sauber getrennte Erlöskonten für Logis und F&B. In den Berliner Häusern nutzen wir „Additional", weil Gäste dort flexibel Frühstück dazubuchen oder weglassen wollen. Es gibt kein „richtig" oder „falsch" — aber es gibt „verstanden" und „nicht verstanden".
Schritt für Schritt: Eine Pauschale in Apaleo einrichten
Nehmen wir ein konkretes Beispiel: Du willst ein „Wellness-Wochenende" anlegen — Übernachtung im Doppelzimmer, Frühstück inklusive, eine Spa-Behandlung am Anreisetag.
Schritt 1: Services anlegen
Bevor das Angebot existieren kann, brauchst du die Bausteine. Geh zu Rates > Services und leg die Einzelleistungen an:
- Frühstück: Pricing Unit „pro Person", Verfügbarkeit „täglich", MwSt-Satz „ermäßigt" (7 %)
- Spa-Behandlung: Pricing Unit „pro Zimmer", Verfügbarkeit „Anreisetag", MwSt-Satz „normal" (19 %)
Leg außerdem fest, über welche Kanäle der Service verfügbar sein soll. Ein Service, der nur auf „Direct" steht, ist für OTAs unsichtbar.
Schritt 2: Den Rate-Plan erstellen
Geh zu Rates > Rate Plans und erstelle einen neuen Plan — zum Beispiel „Wellness Retreat". Wichtige Einstellungen:
- Name und Beschreibung: Nutze Übersetzungen — die Texte erscheinen in der IBE und bei OTAs
- Stornierungsrichtlinie: Flexibel oder nicht erstattbar — je nach Angebot-Typ
- Buchungskanäle: Direct, IBE, ChannelManager — je nachdem, wo das Angebot buchbar sein soll
- Accounting: Welches Umsatzkonto? City-Tax-pflichtig ja/nein?
Schritt 3: Services verknüpfen
Jetzt kommt der kritische Moment: Du weist dem Rate-Plan die zuvor erstellten Services zu und wählst „Included" oder „Additional".
Für unser Wellness-Wochenende wählen wir „Included" — der Gast soll einen Gesamtpreis sehen. Das bedeutet: Wenn wir später den Preis auf 189 € pro Nacht setzen, rechnet Apaleo intern: 189 € minus Frühstück (15 €) minus Spa (40 €) = 134 € Logis-Erlös.
Merke: Bei „Included" immer den Gesamtpreis eingeben. Bei „Additional" nur den Zimmerpreis — die Services werden automatisch addiert.
Schritt 4: Preise setzen — oder ableiten
Du kannst für jeden Rate-Plan manuell Tagespreise eingeben. Besser: Nutze abgeleitete Raten. Damit leitest du die Preise eines Angebots automatisch von einem Basis-Rate-Plan ab.
Beispiel: Deine „Best Flexible Rate" (nur Zimmer) kostet 100 €. Das Wellness-Angebot leitest du ab mit +55 € Aufschlag (für Frühstück + Spa). Änderst du die Basisrate, passt sich das Angebot automatisch an.
Apaleo erlaubt maximal drei Ebenen: Basis → Ableitung 1 → Ableitung 2. Halte die Hierarchie flach — das spart Fehlersuche.
Schritt 5: Testen, testen, testen
Führe Testbuchungen über jeden Kanal durch — Direktbuchung, IBE, Channel Manager. Prüfe anschließend das Folio: Stimmen die Erlöskonten? Ist die MwSt korrekt aufgeteilt? Erscheint der richtige Gesamtpreis? Nutze den Report Reports > Ordered Services zur Kontrolle.
Abgeleitete Raten: Einmal pflegen, überall aktuell
Wenn du fünf Rate-Plans hast — Room Only, mit Frühstück, Non-Refundable, Wellness-Angebot, Familien-Arrangement — und jeden einzeln tagesgenau bepreisen musst, verbringst du Stunden in der Ratenpflege. Abgeleitete Raten lösen das Problem.
Beispiel einer Rate-Plan-Hierarchie
Du pflegst nur die Basisrate. Alle anderen Preise berechnen sich automatisch.
Bei prozentualen Ableitungen gibt es zwei Rundungsmodi: „Truncate" (abschneiden, konservativer) und „Round" (kaufmännisch runden). Bei einer Basisrate von 125,99 € und +10 % Aufschlag ergibt Truncate 138,58 €, Round dagegen 138,59 €. Kleine Differenz — aber über tausend Buchungen summiert sich das.
Tagungspauschalen: Wo das PMS an seine Grenzen stößt
Andreea Constantins Frage in der Community zielt auf ein Thema, das viele Hoteliers überrascht: Komplexe Tagungspauschalen lassen sich im Apaleo-Kern nur bedingt abbilden. Einfache Conference-Angebote — Zimmer plus Tagungspauschale als Service — funktionieren. Sobald es aber um teilbare Räume, gestaffelte Catering-Optionen, Function Sheets und dynamische Raummieten geht, brauchst du eine passende Zusatzlösung.
Ehrliche Einordnung
In unserem DämeritzSeehotel (DSH) mit 500 Pax Tagungskapazität haben wir gelernt: Tagungspauschalen sind ein eigenes Universum. Raumaufteilungen, Technik-Setups, Catering-Varianten — das geht weit über „Rate-Plan + Service" hinaus. Apaleos Stärke ist die offene Struktur, über die MICE-Lösungen sauber mit den Reservierungen arbeiten können.
MICE-Apps im Apaleo-Ökosystem
Automatisierte Eventplanung mit 2-Wege-Integration. Greift auf Live-Verfügbarkeiten zu, erstellt automatisch Gruppenbuchungen in Apaleo und überträgt alle Kosten auf die Buchungs-Folios.
Ermöglicht Services mit Unterkomponenten — z. B. Tagungspauschale aufgeteilt in Speisen (7 % MwSt) und Getränke (19 % MwSt). Ideal für saubere Steuerausweisung.
Automatisiert Reservierungen für Tagungsräume. Alles in Aqqo wird in Echtzeit mit Apaleo synchronisiert — Raummieten, Catering und Technik landen sauber auf den richtigen Folios.
Self-Service-Portal für Tagungskunden: Konferenzräume, Equipment und Catering online konfigurieren, Angebote generieren und direkt buchen.
Bei Gruppenbuchungen empfiehlt es sich, Tagungsleistungen über ein zentrales Master-Folio abzurechnen — nicht über die einzelnen Zimmer-Folios der Teilnehmer. Die genannten Apps orchestrieren das automatisch.
OTA-Distribution: Was der Channel Manager kann — und was nicht
Rate-Plans werden über den Channel Manager an Booking.com, Expedia und Co. synchronisiert — inklusive abgeleitete Raten. Ein Angebot wie „Zimmer inkl. Frühstück" erscheint bei der OTA als eigener Ratentyp mit dem korrekten Gesamtpreis.
Vorsicht bei manuellen Extras
Ein Gast bucht über Booking.com eine reine Übernachtungsrate. Die Reservierung landet in Apaleo. dein Rezeptionist fügt manuell einen Service hinzu — z. B. „Fahrradverleih". Dann ändert der Gast seine Buchung auf Booking.com. Das OTA-Update überschreibt die Reservierung in Apaleo. Der manuell hinzugefügte Fahrradverleih ist weg.
Die Lösung: Extras erst nach dem Check-in hinzufügen (dann greifen OTA-Updates nicht mehr) oder sie direkt im Rate-Plan als „Included" konfigurieren. Alternativ kannst du einen Reservierungskommentar hinterlegen, um Änderungen nachzuverfolgen.
Die fünf häufigsten Fehler — und wie du sie vermeidest
1. Zimmerpreis statt Gesamtpreis bei „Included"
Wenn das Frühstück (15 €) als „Included" markiert ist und du 100 € als Rate eingibst, verbucht Apaleo nur 85 € auf Logis. Dein RevPAR sinkt, die MwSt-Ausweisung stimmt nicht. Lösung: Immer den Paketpreis eingeben — bei Included ist das Zimmer + alle inkludierten Services.
2. Fehlende Altersgruppen
Ein Service wie „Kinderfrühstück" braucht definierte Age Categories in den Systemeinstellungen. Ohne sie kann Apaleo den Preis nicht korrekt berechnen. Lösung: Unter Settings > Age Categories die Gruppen anlegen, bevor du altersabhängige Services konfigurierst.
3. Zu tiefe Derived-Rates-Verschachtelung
Apaleo erlaubt maximal drei Ebenen. Wer versucht, eine vierte Ableitung anzulegen, wird blockiert. Lösung: Hierarchie flach halten. Basis → Ableitung 1 → Ableitung 2. Mehr brauchst du in der Praxis selten.
4. Services nur auf „Direct" — aber im OTA-Rate-Plan
Ein Service, der nur für den Kanal „Direct" freigegeben ist, wird vom Channel Manager ignoriert. Wenn er trotzdem in einem OTA-verfügbaren Rate-Plan steckt, kommt es zu Fehlern. Lösung: Kanalverfügbarkeit von Services und Rate-Plans aufeinander abstimmen.
5. Steuer-Mapping bei externen Systemen
Wenn Spa- oder POS-Systeme Umsätze an Apaleo übertragen, müssen VAT-Types und Zahlungsarten in beiden Systemen exakt identisch benannt sein — case-sensitive. Ein Tippfehler verhindert die Verbuchung. Lösung: Steuerbezeichnungen aus Apaleo 1:1 in die Drittsysteme übernehmen.
Was wir nach sechs Hotels gelernt haben
Nutze abgeleitete Raten konsequent. Pflege nur die Basisrate — alle Angebote leiten sich automatisch ab.
Jedes neue Angebot über Direct, IBE und Channel Manager buchen. Folio und Erlöskonten prüfen.
Rate-Plan-Namen und -Beschreibungen übersetzen. Der Gast muss auf Booking.com sofort verstehen, was er bucht.
Unsere Rate-Plan-Strategie (vereinfacht)
- Best Flexible Rate (Room Only) — die Basisrate, manuell gepflegt
- BFR + Frühstück — abgeleitet von Basis + Service-Preis, „Included"
- Non-Refundable — abgeleitet von Basis − 10 %, andere Stornierungsrichtlinie
- Saisonale Angebote — eigene Basis-Raten (nicht abgeleitet), weil die Kalkulation komplexer ist
- Corporate Rates — abgeleitet von Basis − fester Betrag, City-Tax-Befreiung prüfen
Noch ein Tipp zum Schluss: Nutze Upselling-Apps aus dem Apaleo Store (wie Oaky oder ExpectMe), um Gästen nach der Buchung Upgrades oder Zusatzleistungen anzubieten. Diese Apps hängen Services automatisch an bestehende Reservierungen — ohne dass du einen neuen Rate-Plan brauchst.
Pauschalen einrichten lassen statt selbst konfigurieren?
Wir haben die Angebotsstrukturen in sechs Hotels aufgebaut — von der einfachen Frühstücksrate bis zur Wellness-Pauschale. Im 5-Tage Praxis-Check richten wir deine Rate-Plans, Services und abgeleitete Raten ein.
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