Als wir Ende 2024 ein Hotel im Schwarzwald übernahmen, fanden wir an der Rezeption einen Windows-Rechner mit einer Hotelsoftware, die ihre Daten in DBF-Dateien speichert — einem Format aus den 1980er Jahren. 571 Buchungen steckten da drin. Kein Cloud-Zugang, kein Fernzugriff, keine dokumentierten Prozesse. Der bisherige Betreiber hatte sein Wissen im Kopf. Als er ging, ging das Wissen mit.
Das ist kein Einzelfall. Es ist der Normalfall. Und genau deshalb scheitern so viele Hotelübergaben — nicht an fehlenden Nachfolgern, sondern an fehlender Vorbereitung.
Warum das Thema gerade jetzt so drängt
Die Zahlen sind eindeutig: 2025 meldeten laut Creditreform rund 2.900 Gastronomiebetriebe in Deutschland Insolvenz — ein Anstieg von fast 30 Prozent gegenüber dem Vorjahr und eine Verdopplung seit 2022. Zwischen 2020 und 2025 schlossen insgesamt knapp 69.000 Betriebe, die Restaurants, Cafés oder Hotels betrieben. Gleichzeitig liegt bei 38,7 Prozent der Betriebe die Eigenkapitalquote unter 10 Prozent, und ein Drittel arbeitet mit negativen Gewinnmargen.
2.900
Gastro-Insolvenzen 2025
+30% ggü. Vorjahr
69.000
geschlossene Betriebe
seit 2020
60%
ohne Nachfolgeplan
laut HVS Studie
Hinter diesen Zahlen stehen echte Geschichten. Der 62-jährige Hotelier, der seit 30 Jahren sein Haus führt und keinen Nachfolger findet. Die Tochter, die den Betrieb übernehmen könnte, aber nicht will. Der externe Investor, der das Haus kauft und in den ersten 6 Monaten 40 Prozent des Stammpersonals verliert, weil er die Unternehmenskultur nicht verstanden hat.
Was bei der Übergabe steuerlich passiert — und was die meisten nicht wissen
Die gute Nachricht zuerst: Betriebsvermögen kann bei einer Nachfolge zu 85 Prozent oder sogar vollständig von der Erbschaft- und Schenkungssteuer befreit werden. Die sogenannte Verschonungsregel (§ 13a ErbStG) greift, wenn der Betrieb mindestens fünf Jahre fortgeführt wird und die Lohnsumme in diesem Zeitraum nicht unter einen bestimmten Schwellenwert fällt.
Die zwei Verschonungsmodelle im Überblick
85% des begünstigten Betriebsvermögens steuerfrei. Bedingung: 5 Jahre Fortführung, Lohnsumme mindestens 400% der Ausgangslohnsumme über den Zeitraum. Gilt ab 6 Beschäftigten.
100% steuerfrei — aber nur bei 7 Jahren Fortführung und einer Lohnsumme von mindestens 700%. Der Anteil des Verwaltungsvermögens (z.B. vermietete Immobilienteile) darf 20% nicht übersteigen.
Klingt einfach. Ist es aber nicht. Bei Hotels wird die Frage, was als „begünstigtes Betriebsvermögen" zählt und was als „Verwaltungsvermögen", schnell kompliziert. Ein Hotelparkhaus, das auch von externen Gästen genutzt wird? Verwaltungsvermögen. Ein Restaurant im Hotel, das nur für Hausgäste kocht? Betriebsvermögen. Die Abgrenzung entscheidet über Hunderttausende Euro Steuerlast.
Aus unserer Erfahrung
„Wir haben bei unseren eigenen Übernahmen gesehen: Die steuerliche Gestaltung beginnt nicht bei der Übergabe — sie beginnt Jahre davor. Wer die Freibeträge alle 10 Jahre nutzt, kann Betriebsvermögen schrittweise steuerfrei übertragen. Aber dafür muss man früh anfangen."
— Wilhelm Gruenewald, Geschäftsführer H24 Hotels
Noch ein Detail, das viele übersehen: Die Bewertung nach dem vereinfachten Ertragswertverfahren (§ 203 BewG) nimmt den Durchschnittsertrag der letzten drei Geschäftsjahre und multipliziert ihn mit dem Faktor 13,75. Für ein Hotel, das gerade aus einer Renovierungsphase kommt und niedrige Erträge hat, kann der Zeitpunkt der Übergabe deshalb die Steuerlast massiv beeinflussen.
Digitale Due Diligence — der blinde Fleck bei Hotelübernahmen
Wenn ein Investor ein Hotel kauft, lässt er die Bausubstanz prüfen, die Bilanz durchleuchten und den Pachtvertrag analysieren. Aber den Zustand der IT-Infrastruktur? Fast nie. Dabei entscheidet die digitale Substanz über die Operabilität des Betriebs ab Tag 1.
Wir prüfen bei jeder Übernahme systematisch, was wir die „digitale Due Diligence" nennen. Das klingt technisch, ist aber im Kern eine einfache Frage: Kann ich dieses Hotel morgen betreiben, ohne dass die IT mich ausbremst?
| Prüfpunkt | Was wir prüfen | Typisches Risiko |
|---|---|---|
| PMS-System | Welches System, Cloud oder lokal, Vertragslaufzeit | 12-36 Monate Restlaufzeit, Kündigungsfristen übersehen |
| Gästedaten | Exportierbarkeit, DSGVO-Konformität, Datenqualität | Stammgäste-Daten nicht übertragbar, kein Export möglich |
| Schnittstellenlandschaft | Channel Manager, Buchhaltung, Check-in, Housekeeping | Verträge mit 5+ Anbietern, die alle eigene Laufzeiten haben |
| Automatisierungsgrad | Was läuft automatisch, was macht das Team von Hand? | Prozesse existieren nur im Kopf einer Person |
| Hardware | Rezeptionsrechner, Kassensysteme, WLAN, Schlüsselsysteme | Veraltete Hardware, keine Ersatzteile mehr verfügbar |
| Dokumentation | Gibt es Handbücher, Passwortlisten, Prozessbeschreibungen? | Nichts dokumentiert — gesamtes Betriebswissen im Kopf des Inhabers |
Was wir im Schwarzwald vorgefunden haben
Als wir das Hotel Hochfirst im Schwarzwald übernahmen, lief dort die Softec Hotline — ein PMS, das über 3.500 Hotels in Deutschland nutzen. Solides System, deutschsprachiger Support, faire Kosten. Aber die Architektur war aus einer anderen Zeit: Daten in DBF-Dateien, kein Cloud-Zugang, keine offene Schnittstelle.
Um die 571 bestehenden Buchungen (Gesamtwert: 158.122 Euro) in unser System zu übertragen, mussten wir ein eigenes Migrationsprogramm schreiben. 19 Arbeitsphasen, 199 Buchungen mit falsch interpretierten Kinderaltern, 288 Preiskorrekturen. Das hätten wir gerne vorher gewusst — nicht erst nach der Übernahme.
Die Lektion
Bei jeder Hotelübernahme sollte die IT-Infrastruktur mit der gleichen Sorgfalt geprüft werden wie die Bausubstanz. Ein altes PMS kann Monate an Migrationsaufwand bedeuten. Fehlende Dokumentation kann dazu führen, dass Prozesse nach der Übergabe zusammenbrechen. Beides lässt sich vorher erkennen — wenn man hinschaut.
Die Seite, über die niemand spricht: Loslassen
Es gibt einen Grund, warum 60 Prozent der Unternehmen keinen Nachfolgeplan haben. Es liegt nicht an mangelnder Information. Es liegt daran, dass Loslassen wehtut.
Ein Hotel ist für den Inhaber kein Unternehmen im klassischen Sinn. Es ist ein Ort, an dem er jeden Morgen die Gäste begrüßt, die Blumen im Eingangsbereich selbst arrangiert, den Koch persönlich eingestellt hat. 30 Jahre lang. Wer das aufgibt, verliert nicht nur eine Einkommensquelle — er verliert seinen Tagesrhythmus, seine soziale Rolle, oft seine Identität.
Die häufigsten psychologischen Blockaden bei der Hotelübergabe sind gut erforscht:
Kontrollbedürfnis
Der Übergeber bleibt im Betrieb, „hilft nur noch", greift aber in jede Entscheidung ein. Der Nachfolger kann sich nie entfalten.
Wertvorstellungs-Clash
Der Übergeber sieht persönlichen Service als heilig. Der Nachfolger will digitalen Check-in. Beides hat Berechtigung — aber ohne Gespräch wird daraus ein Generationenkonflikt.
Zu spät anfangen
Experten empfehlen 3 bis 5 Jahre Vorlauf. Die meisten fangen 6 bis 12 Monate vorher an. Das reicht für den Papierkram — aber nicht für den Übergang.
Das Team vergessen
Bei einer Übernahme geht es nicht nur um den Inhaber. Das Rezeptionsteam, die Hausdamen, der Koch — sie alle müssen den neuen Chef akzeptieren. Ohne Vertrauensaufbau verliert man die besten Leute in den ersten Monaten.
Was andere Hotels machen — und was funktioniert
Im DACH-Raum zeichnen sich drei Modelle ab, wie die Nachfolgefrage gelöst wird:
Modell 1: Familieninterne Übergabe
Der Klassiker — und immer noch der häufigste. Funktioniert am besten, wenn der Nachfolger 2 bis 3 Jahre im Betrieb mitarbeitet, bevor er die Leitung übernimmt. Die Herausforderung: Nicht jede Tochter will Hotelière werden. Und nicht jeder Sohn kann es.
Modell 2: Externe Übernahme durch Betreiber
Hotelgruppen wie H24 übernehmen bestehende Betriebe und integrieren sie in eine digitale Infrastruktur. Vorteil: professionelles Management, Kostenteilung, Automatisierung. Nachteil: Die persönliche Note des Gründers geht oft verloren. Hier ist ein behutsamer Übergang entscheidend.
Modell 3: Pachtmodell
Der Eigentümer behält die Immobilie und verpachtet den Betrieb an einen professionellen Betreiber. Im Hotelmarkt zunehmend verbreitet — ermöglicht dem Eigentümer laufende Einnahmen ohne operativen Aufwand. Allerdings: Ein Pachtvertrag regelt selten den Zustand der IT-Infrastruktur bei Übernahme.
Marktbeobachtung
Der DACH-Hotelmarkt konsolidiert sich. Große Übernahmen wie PAI Partners bei Motel One, IHG bei Ruby Hotels und Wyndham mit Vienna House zeigen den Trend: Skaleneffekte, Markenanbindung und digitale Standardisierung werden überlebenswichtig. Für den inhabergeführten 30-Zimmer-Betrieb auf dem Land heißt das: Wer keine Nachfolge regelt, wird nicht übernommen — er wird geschlossen.
Wie es sich anfühlt, ein Hotel abzugeben — unser eigener Fall
Wir reden nicht nur über Nachfolge — wir haben sie gerade selbst erlebt. Ende März 2026 haben wir das Hotel Berlin-Teltow abgegeben. Unser erstes Hotel mit Self-Check-in-Terminal, 2018 aufgebaut. Ein Pionier-Projekt.
Die Übergabe war ein strukturierter Prozess: Gästedaten wurden DSGVO-konform übergeben, 490 Reservierungen und 275 Gästeprofile aus dem PMS exportiert, Verträge mit Zulieferern dokumentiert, das Team informiert. Wir haben eine eigene Datenbank für die Übergabe gebaut — damit nichts verloren ging und der Nachfolger ab Tag 1 arbeitsfähig war.
Trotzdem: Es fühlte sich seltsam an, ein Hotel loszulassen, das man 8 Jahre lang betrieben hat. Nicht wegen der Zahlen — sondern weil dort Geschichten stecken. Die erste Gästin, die den QR-Code nicht verstanden hat. Die Nacht, in der die Heizung ausfiel. Der Stammgast, der jede Woche kam. Das sind keine Bilanzposten. Aber sie machen den Abschied schwer.
Drei Schritte, mit denen du heute anfangen kannst
Den Betrieb bewertbar machen
Bevor du über Nachfolge nachdenkst, mach deinen Betrieb transparent. Dokumentiere Prozesse, erstelle eine Übersicht aller Verträge (PMS, Channel Manager, Buchhaltung, Energieversorger), und lass eine Betriebsbewertung nach IDW S6 erstellen. Ein potenzieller Nachfolger — ob Familienmitglied oder externer Käufer — braucht Zahlen, keine Erzählungen.
Die steuerliche Gestaltung jetzt beginnen
Sprich mit einem Steuerberater, der sich mit Betriebsvermögen auskennt — nicht erst wenn du 65 bist. Die 10-Jahres-Freibeträge bei Schenkungen erlauben es, Vermögen schrittweise steuerfrei zu übertragen. Aber der Zeitfaktor ist entscheidend: Wer 3 Jahre vor der Übergabe anfängt, hat deutlich mehr Gestaltungsspielraum als jemand, der 6 Monate vorher zum Notar geht.
Die digitale Substanz aufbauen
Ein Hotel mit dokumentierten Prozessen, einem modernen PMS und automatisierten Abläufen ist für einen Nachfolger deutlich attraktiver — und wertvoller — als eines, bei dem alles am Wissen einer Person hängt. Digitalisierung ist nicht nur Effizienz: Sie ist eine Versicherung für die Übergabefähigkeit deines Betriebs.
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